Bei der Erarbeitung eines Prozesssteckbriefes müssen folgende Punkte berücksichtigt werden:

• Prozessbeteichnung (Titel),
• Prozessbeschreibung (kurze Beschreibung, was passiert),
• Menge der Ausführungen,
• Inputdaten,
• (geplantes/erwartetes) Prozessergebnis,
• die wesentlichen Schritte (max. 6-8),
• Verantwortliche, Ausführende.

Nachfolgend finden Sie ein Herangehensschema, das speziell für KMU geeignet ist:

• Die Mitarbeiter*innen in allen Abteilungen werden systematisch und detailliert nach
• Ihren tatsächlichen Arbeitsprozessen befragt,
• diese Teilprozesse werden einerseits zu Hauptpro zessen zusammengefasst,
• andererseits werden sie auf ihre Wertschöpfung und Notwendigkeit unter dem
• Gesichtspunkt der Nachhaltigkeit untersucht,
• als Orientierungshilfe können die unterschiedlichen Dokumentationsarten und deren
• Umfeld dienen, d.h.: Wer schreibt was, wann, wie und wo?
• Abschließend werden die Daten gesammelt und ausgewertet.
• Die Ergebnisse mit den jeweiligen Optimierungspotenzialen werden ggfs. den
• Mitarbeitern*innen in einer Präsentation darge stellt.

Anhand eines Fragenkatalogs kann die Herangehensweise weiter verfeinert werden. Bei der Digitalisierung können etwa folgende Fragen (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) sinnvoll sein:

1. Übergreifende Fragestellungen nach Software

• Was habe ich, was brauche ich?
• Welche Anwendungen und begleitende Software ist führend?
• Sind die Systeme miteinander kompatibel?
• .............

2. Übergreifende Fragestellungen nach Bedarfen der Abteilungen, des GF und der operativen Bereiche auf den Baustellen

• Wie sind die jeweiligen Aufgaben definiert?
• Wie viele Mitarbeiter sind in welchen Fachbereichen betroffen und einzubinden?
• Wie sind die Verantwortlichkeiten geregelt?
• Wie teuer wird der Prozess sein (kalkulatorische Stundensätze)
• ...........

3. Fragestellung am Arbeitsplatz in Bezug auf Dokumentenhandhabung und -verwaltung

• Welche Dokumente sind zu erstellen und zu verwalten (Dokumentdaten)
• Welche Dokumente sind in welchem Format wie und wo abzuspeichern (Dateien),
• auszudrucken und/oder zu kopieren?
• Wie viele Dokumente werden voraussichtlich anfallen?
• Wie werden Dokumente (Informationen) verteilt bzw. weitergeleitet (regelmäßig,
• sporadisch)?
• Welche und wie viele Ausgabegeräte, Drucker und Kopierer werden benötigt?
• ............